Conservar sin perder.
Archivo, plazos de retención y destrucción de documentos firmados.
Firmar es el momento más visible de un documento, pero es apenas el comienzo de su vida. Después viene un período que puede durar años o décadas, en el que el documento debe poder encontrarse, leerse y probarse. Y al final, cuando ya no hace falta, debe poder eliminarse con la misma seriedad con que se conservó. Las tres cosas, conservar, probar y destruir, forman parte del mismo proceso.
Las cuatro propiedades de un buen archivo
La disciplina de gestión de documentos, recogida en normas como la ISO 15489, pide que un documento conservado mantenga cuatro propiedades a lo largo del tiempo.
- Autenticidad. Que sea lo que dice ser, producido por quien dice haberlo producido.
- Integridad. Que esté completo y sin alteraciones.
- Fiabilidad. Que su contenido refleje fielmente el acto que documenta.
- Disponibilidad. Que pueda localizarse, recuperarse y leerse cuando se lo necesite.
En un documento firmado digitalmente, las tres primeras dependen en buena medida de la firma y su evidencia. La cuarta depende del archivo, y es la que más se descuida.
Leer dentro de veinte años
Un documento que no puede abrirse es un documento perdido, aunque exista. Por eso los formatos importan. La familia PDF/A, definida en la norma ISO 19005, fija un subconjunto del PDF pensado para la conservación: incluye las tipografías, prohíbe contenidos que dependan de recursos externos y evita funciones que puedan dejar de funcionar. Combinada con firmas de largo plazo, permite que el documento sea legible y verificable mucho después de que desaparezca el sistema que lo creó.
Cuánto tiempo conservar
No hay un plazo universal. Lo fija la ley de cada país y cada materia: los documentos contables, laborales, sanitarios o notariales tienen plazos distintos, que a veces se cuentan desde la firma y a veces desde el fin de la relación. La práctica recomendable es tener una tabla de retención: para cada tipo de documento, el plazo, la norma que lo exige y el responsable de aplicarlo.
| Tipo de documento | Desde cuándo se cuenta | Qué conservar además del documento |
|---|---|---|
| Contrato | Desde su terminación, más el plazo de reclamos. | Evidencia de firma y versiones aprobadas. |
| Documento laboral | Desde el fin de la relación. | Constancia de entrega y aceptación. |
| Consentimiento informado | Según la norma sanitaria aplicable. | La versión exacta mostrada al paciente. |
Los plazos concretos varían según el país y la materia; la tabla muestra criterios, no plazos legales.
Destruir también es una obligación
Las leyes de protección de datos personales establecen que los datos no deben conservarse más tiempo del necesario para su finalidad. Un archivo que guarda todo para siempre no es prudente: acumula riesgo. Cuando vence el plazo de retención, y no hay un litigio o una investigación que obligue a mantenerlo, el documento debe eliminarse, junto con sus copias, y esa eliminación debe quedar registrada.
- Una tabla de retención por tipo de documento, con su fundamento legal.
- Formatos de conservación estándar y firmas de largo plazo.
- Copias en más de un lugar, con controles de integridad periódicos.
- Una forma documentada de suspender la destrucción ante un litigio.
- Eliminación registrada al vencer el plazo, incluidas las copias.
- Una salida pactada con cada proveedor: exportación completa y borrado verificable.
Conservar un documento firmado es mantener su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante todo el plazo que exija la ley. Eso requiere formatos pensados para durar, una tabla de retención y la disciplina de destruir, con registro, lo que ya no hace falta guardar.