Firma de documentos y evidencia
Firma documentos con pruebas de quién firmó y cuándo.
Prepara un PDF, decide quién completa, aprueba y firma, y síguelo hasta el final. Te quedas con el PDF firmado y con un registro de cómo se identificó y firmó cada persona.
Cuatro pasos: preparar, asignar, firmar, conservar.
Ana y Marcos completan y firman; Rita firma al final; la inmobiliaria recibe una copia.
Preparar
Sube Contrato de alquiler.pdf tal como lo tienes. Coloca en la página los dos campos y los tres lugares de firma.
Asignar
Ana completa el importe mensual y firma; Marcos completa la fecha de entrega y firma; Rita firma al final; la inmobiliaria recibe una copia.
Firmar
Cada persona recibe un enlace personal, lee en el navegador y actúa en su turno: por consentimiento o con su propio certificado.
Conservar
Te quedas con el PDF firmado, el informe de cierre y el registro de evidencia; la inmobiliaria recibe su copia; el registro se puede comprobar sin nosotros.
Por consentimiento o con su propio certificado.
Dos maneras de firmar. Antes de cualquiera de las dos, la persona se identifica con el método que eligió quien envía: un correo, un código enviado por otro medio, o la identidad digital o billetera de su país, en el nivel que quien envía exige. El registro guarda cómo ocurrió.
| Por consentimiento | Con su propio certificado | |
|---|---|---|
| Cómo se identifica la persona | Por correo, por un código enviado por otro medio, o con la identidad digital o billetera de su país, en el nivel que quien envía exige. | Por el propio certificado, emitido a su nombre por un proveedor de confianza de su país; quien envía también puede exigir antes un paso de identificación. |
| Qué hacen para firmar | Leer y estar de acuerdo. | Autorizar al proveedor a firmar exactamente este documento; la clave nunca sale de él. |
| Qué queda registrado | La identificación, su nivel, el acuerdo y la hora. | La firma incrustada en el PDF, el certificado y la hora. |
| De qué depende | De los métodos de identidad habilitados en la cuenta; de la identidad digital del país cuando la cuenta la tiene. | De un servicio de certificados disponible en el país de quien firma. |
Métodos de firma y niveles de identidad, en detalle →
Quién dice que una firma es válida: la doctrina, en Aprender →
La mayoría de los documentos no se firman primero: primero se completan.
El contrato necesita un importe mensual y una fecha de entrega antes de poder firmarse. Ana, la inquilina, completa el importe; Marcos, el garante, completa la fecha; cada uno firma su parte y Rita, la propietaria, firma al final.
- Cada uno completa los campos que le tocan. Los campos se asignan a los participantes para que los completen.
- Con reglas. Configura campos obligatorios y valida sus valores como parte del proceso de firma.
- Y queda en el documento. Los valores completados pasan a formar parte de la revisión del PDF que se firma.
Además de la firma, un registro de cómo ocurrió.
Una firma hecha con certificado se prueba a sí misma dentro del PDF. El registro agrega lo que el PDF por sí solo no dice: cómo se identificó cada persona, qué vio cada una y en qué orden; en una firma por consentimiento, el registro es la prueba. Cada firma cubre la revisión que esa persona vio: Ana firma el contrato con su importe; Marcos completa la fecha y firma la revisión siguiente; el registro guarda ambas y quién vio cuál.
- Encadenado. Los eventos enlazados ayudan a detectar cambios en el registro.
- Con sellado de tiempo cuando está configurado. Un sellado de tiempo externo aporta evidencia de la hora cuando ese servicio está habilitado y disponible.
- Inspecciona las firmas. Comprueba las firmas del PDF con un validador compatible; los resultados dependen de su configuración de confianza y de la evidencia disponible.
Registro de evidencia · Contrato de alquiler
Tres resultados, y quién recibe cuál.
El PDF firmado
El contrato con cada firma incrustada de la manera estándar. Quien envía y cada firmante pueden descargarlo; se abre en cualquier lector y puede comprobarse con cualquier validador estándar.
El informe de cierre
Una página sellada por flujo de firma: participantes, cómo se identificó cada uno, cuándo firmó cada uno y el hash de cada archivo. Lo recibe quien envía; los firmantes lo reciben con su copia.
El registro de evidencia
El registro encadenado de todo lo que pasó, exportable con el documento y legible sin el producto. Lo conserva quien envía; forma parte del paquete de entrega.
Desde la web o dentro de tus propios sistemas.
Desde el navegador
Un equipo sube, prepara, envía y sigue el documento.
Desde tus sistemas
Tu CRM o ERP crea el documento y nombra a los firmantes; los webhooks firmados informan el avance y entregan el PDF firmado y el informe al terminar.
Tres maneras de usarlo: Servicio compartido Nube dedicada, a pedido Tu propia red, a pedidoLos servicios de identidad y firma dependen de la instalación.
Una persona, una organización o tu propia instalación, a pedido.
Individual es para una persona que firma y envía. Business le da a una organización sus usuarios, roles y marca. Tailored lleva el mismo producto a tu propia infraestructura.
Entiende las firmas electrónicas antes de elegir una herramienta.
Qué prueba una firma y qué no, por qué importa un sellado de tiempo y qué acepta cada país. Tres libros gratuitos y los artículos de Aprender lo explican en lenguaje claro.
Si quieres verlo funcionando, el sandbox está abierto.
Una cuenta de demostración, un documento de muestra y el firmante eres tú. Solo datos de prueba.